Cirkulära logistiksystem – sju steg till framgång

Förstå systemtypen

Alla cirkulära system följer inte samma logik, så det gäller att förstå hur olika system skiljer sig åt. Tomas beskriver tre huvudkategorier som är fundamentalt olika. Det första är rena pooling-system, där produkter, som exempelvis dagligvaruhandelns SRS lådor och pallar, inte förbrukas utan cirkulerar fram och tillbaka mellan flera aktörer. Den andra typen av system är industriflöden där råvaror skickas in i en process och biprodukter sedan cirkulerar tillbaka till ursprungsledet. Det tredje är klassisk återvinning och återanvändning, där systemets syfte är att ta tillbaka material och använda råvarorna igen.

– Varje systemtyp skiljer sig och ställer helt olika krav på kapacitet, flödesdesign, regelverk, ansvar och ekonomi. Om man går fel här påverkar det allt som kommer därefter, därför är det oerhört viktigt att förstå systemtypen först, förklarar Tomas. 

Tydliggör ägarskapet

Ett cirkulärt system kan aldrig fungera om ingen tar ägarskapet. Utan en tydlig huvudman börjar systemet snabbt läcka värde, menar Tomas. Huvudmannen måste ta ansvar för regelverk, utveckling, balansmekanismer och helhet, och ha mandat att styra när förutsättningarna förändras.

– Det måste finnas någon som äger ansvaret för ett retursystem. Annars kan det gå bra ett tag, eller självdö, eller så hamnar man i en gråzon där ingen vet vilka produkter och aktörer som egentligen ska vara med. Att skapa balans mellan olika aktörers intressen är ofta mer komplicerat än själva logistiken. Det krävs en enorm fingertoppskänsla för att hantera den dynamiken och balansera olika aktörers intressen så att systemet håller ihop. SRS är ett tydligt exempel där branschen gemensamt äger systemet och där en stark huvudman kunnat hålla ihop strukturen över tid.

Hantera producentansvar

Med EU:s ökade fokus och krav på cirkularitet blir producentansvaret centralt i allt fler branscher. Här uppstår långsiktiga frågorna av typen; Hur ska produkter som säljs idag tas om hand om 10, 15 eller 20 år? Vem ansvarar för produkterna när de cirkuleras tillbaka? Hur dimensionerar man ett system för något som ännu inte har börjat komma tillbaka? Tomas beskriver ett konkret exempel från arbetet med solpaneler, där stora mängder redan är installerade och kommer behöva tas om hand i framtiden. 

– Man måste fundera på hur man säkerställer att ägaren finns kvar om tio-femton år. Det är en viktig fråga. Titta på solpaneler där marknaden har exploderat, de ska leva i många år och sen ska de bytas ut. Vad händer då? Hur ska de samlas in, och hur ska de tas om hand? Det kräver strukturer som överlever både konjunkturer och teknikskiften, förklarar Tomas. 

Bygg rätt affärsmodell 

Enligt Tomas är affärsmodellen ofta den mest underskattade delen av ett cirkulärt system. Det är här många projekt rinner ut i sanden. Många organisationer bygger prototyper, testar tekniska lösningar eller lanserar nya initiativ med goda intentioner, men misslyckas när systemet ska skalas och bära sina egna kostnader. 

– Ett skäl till att man ofta misslyckas är att man inte har tänkt igenom sin affärsmodell, Cirkularitet innebär inte bara att saker ska komma tillbaka, utan att de ska göra det på ett sätt som är finansiellt hållbart.

Transportkostnaderna är enligt Tomas en av de viktigaste faktorerna att förstå, men samtidigt som ekonomi är en helt avgörande fråga så är den på samma gång känslig. 

– Ofta är transportkostnaden den stora kostnadsdrivaren, särskilt om materialvärdet är lågt. Då blir fyllnadsgrad viktigt.

I praktiken innebär det att ett system snabbt kan bli olönsamt om balansen rubbas, om returflödena är för små eller om hanteringen inte är optimerad. Ett cirkulärt system behöver därför inte bara en pris- eller pantmodell, utan en struktur där kostnader, ansvar och incitament hänger ihop hela vägen –– från användare till återanvändare. 

För Tomas handlar det om att skapa en logik som håller i vardagen. Man behöver ställa frågor som: Vem betalar för vad? Hur fördelas nyttan? Vad händer när något går sönder eller försvinner? Och hur ska investeringen i systemet betalas tillbaka över tid? Grundrådet här är att ett cirkulärt system behöver kunna finansiera sig självt under lång tid.

– Det räcker inte att det fungerar de första månaderna. Ett cirkulärt flöde måste bära sina kostnader år efter år, oavsett volymsvängningar, marknadsförändringar eller tekniska skiften, säger Tomas. 

Designa systemet

När affärsmodellen är satt återstår en av de mest avgörande delarna: att utforma själva systemet. Tomas beskriver designfasen som det moment där cirkulära idéer ska översättas till fungerande vardag. Här ska allt från flöden och processer till ansvar och kapacitet falla på plats, och där måste man tänka längre än till den rent fysiska logistiken.

– När man designar ett cirkulärt system måste man förstå hela bilden: var aktörerna finns, hur flöden beter sig, vilka kapaciteter som krävs och vilka risker som finns. Det räcker inte att tänka på de fysiska flödena, du behöver även få ordning på de administrativa och finansiella, hur saker beställs, bokas, planeras och faktureras. Det är i designen du lägger grunden för om systemet kommer vara stabilt i verkligheten. 

Designen handlar med andra ord om robusthet – att bygga ett system som inte bara fungerar när allt går enligt plan, utan också klarar förändringar, störningar och variationer över tid.

Organisera och driva systemet

När grunden är lagd handlar nästa steg om att få systemet att fungera i vardagen. Enligt Tomas kräver det att man hanterar det långsiktiga och kortsiktiga på samma gång, det vill säga det mer strategiska, det taktiska och den operativa vardagen.    

– Du måste kombinera det långsiktiga, som vilka produkter och aktörer som ska ingå och vilka principer som gäller när något förändras, med hur kapaciteten ska anpassas när beteenden och volymer skiftar. Och i den dagliga driften behöver någon ta ansvar för att fånga upp avvikelser och lösa dem direkt. Planer i all ära, men verkligheten ser alltid annorlunda ut. Utan tydliga roller och ansvar riskerar saker att falla mellan stolarna.

Det strategiska, menar han, handlar om att definiera ramarna så att systemet inte förlorar sin karaktär när fler aktörer eller produkter ansluter. När han beskriver den taktiska nivån återkommer han till hur kapacitet, säsongsvariationer och förändrade beteenden påverkar flödena. Enligt honom kräver cirkulära system en mer dynamisk dimensionering än traditionella uppsättningar. 

Mät och följ upp

Det sista steget handlar om att följa upp hur systemet faktiskt fungerar när det är i drift. Tomas beskriver performance management som den del som gör det möjligt att förstå om ett cirkulärt flöde levererar det som var tänkt, och vad som behöver utvecklas.

– Du måste veta vad du har lovat och vad du får ut. Det gäller alla parter i systemet. Leverantörer följer man upp på sin förmåga att leverera det de har åtagit sig. Transportörer följer man upp på punktlighet, fyllnadsgrad och kapacitet. Lager och 3PL-aktörer följer man upp på tillgänglighet och kvalitet. När man mäter ser man vad som fungerar och vad som inte gör det, och då kan man också prioritera vad som behöver förbättras, förklarar han. 

Enligt Tomas förbises detta ofta i uppstartsfasen, trots att det är här mycket av systemets stabilitet avgörs. Om aktörer saknar insyn i varandras prestation eller om flöden inte följs upp mot gemensamma mått, kan det snabbt skapa osäkerhet i kedjan. I cirkulära system tillkommer dessutom ytterligare aspekter när flöden har ekonomiska värden knutna till sig, exempelvis pant, förlust eller återbetalningsmodeller. Tomas betonar att detta kräver en genomtänkt struktur för kontroll och uppföljning.

– Man måste tänka igenom hur man kontrollerar att rätt bolag får vara med, särskilt när det finns pengar kopplade till flödena. Det finns alltid en risk för avvikelser om man inte har ordning på vem som får göra vad.

Uppföljningen är med andra ord en del av själva livscykeln. Ett cirkulärt system är inte något man bygger och sedan lämnar.

– Ett cirkulärt system blir aldrig färdigt. Det behöver följas upp och justeras hela tiden för att fortsätta vara stabilt och hållbart över tid. Retursystem visar vad som är möjligt när alla delar fungerar tillsammans. Det är den typen av långsiktighet som behövs, avslutar Tomas.